Perlindungan Arsip Inaktif melalui Preservasi Preventif di BKPSDM Kabupaten Malang

Abstract

Arsip inaktif merupakan sumber informasi yang masih memiliki nilai guna administratif, hukum, dan informasional meskipun frekuensi penggunaannya telah menurun. Sebagai arsip yang masih disimpan selama masa retensinya belum berakhir, arsip inaktif memiliki risiko mengalami kerusakan akibat faktor lingkungan, biologis, maupun kesalahan dalam penanganan. Oleh karena itu, diperlukan penerapan preservasi preventif sebagai upaya perlindungan agar kondisi fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya tetap terjaga. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelaksanaan preservasi preventif arsip inaktif sebagai langkah strategis dalam perlindungan arsip di BKPSDM Kabupaten Malang. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi terhadap pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip inaktif. Analisis data dilakukan melalui tahapan reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan dan verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan preservasi preventif dilakukan melalui penggunaan sarana penyimpanan arsip yang sesuai, pembatasan akses ruang arsip, reproduksi arsip, serta kegiatan kebersihan ruang penyimpanan. Upaya tersebut membantu menjaga keamanan dan keberlangsungan arsip inaktif. Namun, masih terdapat beberapa kendala seperti keterbatasan pemantauan kondisi lingkungan, belum optimalnya pengendalian hama, sistem keamanan arsip yang masih perlu ditingkatkan, serta belum tersedianya perencanaan penanganan bencana arsip secara khusus. Kesimpulan penelitian menunjukkan bahwa preservasi preventif berperan penting dalam mendukung perlindungan arsip inaktif. Peningkatan fasilitas, keamanan, pengendalian faktor kerusakan, dan kesiapsiagaan bencana diperlukan agar pengelolaan arsip dapat berjalan lebih efektif dan berkelanjutan.